Texte rédigé par le maître d'ouvrage. Version 1.1 — septembre 2026. Ventes aux clients professionnels.
Cette version remplace la version 1.0 : le courriel général est info@samcafe.be, et le lien vers la politique de confidentialité mène à l'application. Aucune autre modification.
1. Identification du vendeur
Les présentes Conditions générales de vente régissent les ventes réalisées par Sankofa Group SRL, par l'intermédiaire notamment du Comptoir et de la plateforme Sankofa OS.
Siège social : Rue Séraphin 16 — 5060 Sambreville — Belgique
BCE : 1041.022.707 · TVA : BE1041022707 · Site : sankofagroup.be
Courriel général : info@samcafe.be
Téléphone : +32 472 50 08 27
Le Client est toute personne physique ou morale agissant dans le cadre de son activité professionnelle et passant commande auprès de Sankofa Group SRL.
Ce texte vise les ventes entre professionnels. Si Le Comptoir s'ouvrait un jour aux particuliers, des conditions distinctes seraient nécessaires : les règles de protection du consommateur, notamment la vente à distance et le droit de rétractation, sont différentes.
2. Objet
Les présentes conditions définissent comment Sankofa Group SRL propose, vend et livre ses produits à ses clients professionnels : café vert, café torréfié, café conditionné, et les autres produits agricoles ou agroalimentaires qu'elle commercialiserait ultérieurement.
La présence d'une famille de produits dans Sankofa OS ne signifie pas nécessairement qu'elle est déjà commercialisée.
3. Le Comptoir
Le Comptoir est le canal professionnel de commande de Sankofa Group SRL.
Il permet au Client de consulter le catalogue et les produits disponibles, de voir les formats et les prix applicables, de connaître les informations de stock, de passer une commande, d'en suivre la préparation et la livraison, de consulter ses documents et de recevoir ses factures.
Le paiement n'est pas effectué en ligne au moment de la commande. La commande est facturée et payée selon les conditions indiquées sur la commande, le devis éventuel et la facture.
4. Compte Client professionnel
Pour commander sur Le Comptoir, un compte professionnel est nécessaire.
Le Client fournit des informations correctes : raison sociale, numéro d'entreprise, numéro de TVA lorsqu'il existe, adresse de facturation, adresse de livraison, personnes de contact, téléphone, courriel. Il informe Sankofa Group SRL de toute modification importante.
Les données de référence de la fiche Client sont utilisées dans les devis, commandes, livraisons et factures.
5. Personnes autorisées à commander
Le Client est responsable des personnes auxquelles il donne accès à son compte professionnel. Une organisation peut disposer de plusieurs utilisateurs.
Sankofa Group SRL enregistre l'identité de l'utilisateur, son rôle, la date de la commande et les actions réalisées.
Une commande passée par un utilisateur disposant des droits appropriés sur le compte du Client est présumée avoir été passée pour le compte de cette organisation, sauf anomalie raisonnablement détectable.
6. Produits
Sankofa Group SRL fournit pour chaque produit les informations raisonnablement nécessaires à son identification : famille, origine, espèce, variété lorsqu'elle est connue et validée, traitement, torréfaction, conditionnement, poids, caractéristiques commerciales, informations de traçabilité, prix.
Les photographies servent à présenter le produit. De légères différences visuelles d'un emballage, d'une récolte ou d'un produit agricole ne constituent pas une non-conformité si les caractéristiques essentielles commandées sont respectées.
7. Particularités des produits agricoles
Le Client reconnaît que certains produits agricoles présentent naturellement des variations selon la récolte, la parcelle, la saison, les conditions climatiques, la transformation et le lot. Sankofa Group SRL respecte néanmoins les caractéristiques contractuellement convenues.
Les descriptions sensorielles — notes chocolatées, fruitées, florales, acidité, intensité — décrivent un profil du produit ou du lot. Elles ne garantissent pas que chaque personne percevra exactement les mêmes sensations.
8. Origine et traçabilité
Lorsqu'une origine est annoncée, Sankofa Group SRL utilise les données de son système de traçabilité pour la documenter : pays, région, localité, parcelle, producteur, collecte, lot, transformation, conditionnement.
Certaines informations sont accessibles par un QR code. Le parcours public ne montre ni le nom du producteur, ni les coordonnées d'une parcelle, ni sa superficie : le lieu s'y arrête au terroir et au pays.
9. Certifications et mentions valorisantes
Une certification officielle n'est annoncée comme telle que lorsque Sankofa Group SRL dispose des éléments permettant de la justifier.
Les mentions telles que biologique, certifié commerce équitable, certification environnementale ou tout autre label réglementé ne se déduisent pas d'une origine ou d'un mode de culture. La mention agroforesterie n'est employée pour un produit que lorsque cette information est documentée dans le système de traçabilité.
10. Prix
Les prix applicables sont ceux affichés ou communiqués au Client au moment de la commande, sauf erreur manifeste.
Le système indique si les prix sont exprimés hors TVA ou TVA comprise. Les taxes légalement applicables sont calculées selon la situation du Client, du produit et de l'opération. Le taux fiscal ne se suppose pas à partir d'une présentation commerciale.
11. Prix par origine
Une origine dispose de son propre prix de référence. Deux produits d'une même famille n'ont donc pas nécessairement le même prix.
12. Conditionnement et prix au kilo
Le prix dépend du conditionnement. Le prix au kilo peut être affiché pour faciliter la comparaison ; le prix dû reste celui du conditionnement et de la quantité commandés.
13. Tarification professionnelle et volumes
Sankofa Group SRL peut appliquer des tarifs professionnels dégressifs. Le prix peut dépendre du volume, du conditionnement, de l'origine, du produit, de la fréquence, d'un engagement annuel, des services associés, des conditions de livraison ou d'un accord commercial écrit.
Les réductions et paliers ne sont pas automatiquement cumulables. Le système applique la grille active au moment de la nouvelle commande.
14. Anciennes commandes
Le fait qu'un Client ait bénéficié d'un prix déterminé ne lui garantit pas ce même prix pour ses commandes futures.
Lorsqu'une commande est reprise à partir d'une commande antérieure, ce sont le prix actuel, le stock actuel et les conditions actuelles qui s'appliquent. Le Client peut les vérifier avant confirmation.
15. Devis
Un devis n'est pas obligatoire pour passer commande. Sankofa Group SRL peut toutefois le proposer ou l'imposer, notamment pour les gros volumes, les produits spéciaux, les commandes personnalisées, les conditionnements particuliers, les prestations complémentaires ou les prix négociés.
Un devis accepté est converti en commande sans ressaisie. Sauf indication contraire, le devis est valable pendant la durée qu'il mentionne.
16. Commande directe
Le Client peut commander directement sur Le Comptoir lorsqu'un produit y est disponible.
Avant de confirmer, il peut vérifier et corriger : produit, origine, conditionnement, quantité, prix, adresse de livraison, frais éventuels, taxes et total.
17. Conclusion de la commande
Le Client confirme sa demande et accepte les présentes conditions.
Sankofa OS conserve la référence, la date, le Client, l'utilisateur, les lignes commandées et les tarifs appliqués.
Une commande transmise constitue une demande ferme du Client. Sankofa Group SRL peut devoir vérifier la disponibilité, le prix, la qualité, les conditions particulières et la possibilité de livraison. La commande devient définitivement acceptée lors de l'envoi de la confirmation de commande, sauf accord contraire.
18. Erreur manifeste
Sankofa Group SRL peut refuser ou corriger une commande comportant une erreur manifestement anormale — un produit vendu 25 € affiché accidentellement 0,25 €. Elle en informe rapidement le Client, qui peut accepter le prix corrigé ou renoncer à la commande concernée.
19. Disponibilité
La disponibilité affichée provient du stock géré par Sankofa OS.
L'ajout au panier ne constitue pas une réservation : le panier est confronté au stock réel à chaque affichage. Le stock est réservé selon les règles de validation de commande appliquées par Sankofa Group SRL.
20. Rupture de stock
Si un produit devient indisponible après commande, Sankofa Group SRL en informe le Client. Peuvent lui être proposés : l'attente, un autre lot compatible, un autre produit, ou l'annulation de la ligne concernée.
Aucune substitution commerciale importante n'est imposée sans l'accord du Client.
21. Préparation
Après confirmation, la commande passe en préparation. Les états visibles par le Client sont : Reçue, Confirmée, En préparation, Livrée, et le cas échéant Annulée.
Les états internes de la logistique ne sont pas affichés au Client.
22. Livraison organisée par Sankofa
Sauf disposition particulière, Sankofa Group SRL organise la livraison.
La marchandise peut se trouver initialement dans un stock Sankofa, un entrepôt, chez un Torréfacteur ou chez un autre prestataire autorisé. Cette organisation interne ne change pas l'identité du vendeur envers le Client : Sankofa Group SRL organise le transfert nécessaire pour exécuter la commande.
23. Adresse de livraison
La livraison est effectuée à l'adresse confirmée dans la commande. Les données de la fiche Client sont préremplies ; le Client vérifie leur exactitude avant de confirmer.
Une adresse différente peut être employée pour une commande donnée sans modifier l'adresse de référence de l'entreprise.
24. Frais de livraison
Les frais de livraison peuvent dépendre de la destination, du poids, du volume, de la quantité, du type de produit, du mode de livraison, de l'urgence et des conditions particulières.
Ils sont communiqués avant confirmation lorsqu'ils peuvent être calculés à ce stade, ou précisés dans le devis ou la confirmation de commande lorsqu'une tarification spécifique est nécessaire.
Seuil éventuel de gratuité : La livraison est offerte à partir de 49,00 EUR TVA comprise par commande. En deçà, les frais de transport sont calculés et communiqués avant la confirmation de la commande.
25. Organisation des tournées
Sankofa Group SRL peut regrouper plusieurs commandes en tournées afin d'optimiser les distances, le poids transporté, la capacité des véhicules, les horaires et les coûts.
Cette organisation ne modifie pas les caractéristiques essentielles ni les engagements de livraison pris envers le Client.
26. Confirmation de livraison
Lorsque la livraison est réalisée, la personne autorisée l'enregistre dans Sankofa OS. Cet enregistrement met à jour la livraison, la commande et le stock, finalise les documents correspondants, déclenche la facturation selon le processus applicable et prévient le Client.
27. Preuve de livraison
L'enregistrement de la livraison dans Sankofa OS porte la date, l'heure et l'identité du compte qui l'a effectué, ainsi que le bon de livraison émis. Ces éléments valent preuve de la livraison.
Recueil d'une signature, d'un nom de réceptionnaire ou d'une photographie : La livraison est constatée par le bon de livraison émis par Sankofa Group SRL et joint à l'expédition. La signature du réceptionnaire et la photographie du colis ne sont pas collectées à ce jour ; si elles le deviennent, le présent article sera modifié et la nouvelle version portée à la connaissance du Client avant son entrée en vigueur.
28. Livraison partielle ou impossible
Si la livraison ne peut pas être exécutée — client absent, accès impossible, colis refusé, marchandise endommagée —, l'état reflète la situation réelle et Sankofa Group SRL contacte le Client ou lui propose une nouvelle étape.
Livraison partielle : Toute commande se livre entière. Sankofa Group SRL ne procède pas à des livraisons partielles : si une partie de la commande ne peut être honorée, le Client en est informé et convient avec Sankofa Group SRL soit d'attendre, soit de réduire la commande, soit de l'annuler.
29. Contrôle lors de la livraison
Le Client vérifie à la réception le nombre de colis, l'état apparent, la quantité et le produit livré. Une anomalie visible est signalée aussi rapidement que possible et, lorsqu'un document de livraison est employé, mentionnée sur celui-ci.
30. Réclamations
Une réclamation peut concerner une erreur de produit, un manque, un emballage endommagé, un problème de qualité, une erreur de facturation ou un problème de livraison.
Contact : reclamations@samcafe.be pour les produits SamCafé, ou l'adresse communiquée pour les autres activités.
Le Client fournit autant que possible le numéro de commande, le produit, le lot, la quantité concernée, la description du problème et des photographies lorsqu'elles sont pertinentes.
Délai de notification d'une anomalie visible de quantité ou d'état : deux jours ouvrables suivant la livraison
Pour un défaut non apparent, la notification intervient rapidement après sa découverte.
31. Sécurité alimentaire
Si le Client suspecte qu'un produit présente un risque sanitaire, il cesse de l'utiliser lorsque cela est raisonnablement nécessaire, conserve le produit, son emballage et le numéro de lot, et contacte immédiatement Sankofa Group SRL, qui peut demander le blocage du lot pendant l'analyse.
32. Retours
Pour les ventes entre professionnels, les commandes confirmées ne bénéficient pas du droit de rétractation accordé aux consommateurs dans le cadre des ventes à distance.
Un retour commercial peut être accepté par Sankofa Group SRL, notamment en cas d'erreur de sa part, de produit non conforme, ou d'accord commercial spécifique. Aucun retour ne doit être expédié sans accord préalable. Les règles particulières aux denrées alimentaires et aux produits ouverts s'appliquent.
33. Annulation par le Client
Après confirmation définitive, une annulation nécessite l'accord de Sankofa Group SRL, qui peut la refuser lorsque le produit est déjà préparé ou personnalisé, que la commande est spéciale, qu'une prestation est déjà engagée ou que le transport est déjà organisé.
Lorsque l'annulation entraîne des frais réels déjà engagés, ceux-ci peuvent être facturés dans les limites du droit applicable et des accords entre les parties.
34. Facturation
Une facture est émise conformément aux règles applicables.
Facturation électronique structurée : Chaque facture est émise sous forme structurée, au format Peppol BIS Billing 3.0, conformément à l'obligation applicable depuis le 1er janvier 2026 aux transactions entre entreprises belges assujetties. Le document structuré est transmis par le réseau Peppol, via le point d'accès de Sankofa Group SRL ; il fait foi au même titre que la version lisible remise au Client, dont il reprend les mêmes données.
Le Client qui ne dispose pas encore d'une adresse sur ce réseau reçoit sa facture par courriel, et peut la retrouver à tout moment depuis son espace.
35. Paiement
Le paiement est réalisé selon les coordonnées figurant sur la facture ou les instructions communiquées par Sankofa Group SRL : virement bancaire, ou tout autre moyen expressément accepté.
Le Comptoir accepte le paiement bancaire en ligne au moment de la commande, par carte ou par virement, sur la page sécurisée de notre prestataire de paiement. Sankofa Group SRL n'a jamais connaissance des données de la carte.
Le Client qui n'a pas d'engagement en cours règle sa commande avant l'expédition : la commande est enregistrée, puis préparée dès le paiement reçu. Le Client engagé est livré avant paiement, selon l'échéance prévue à l'article 36.
36. Échéance
La facture mentionne sa date d'échéance.
Délai de paiement retenu : 15 jours date de facture, sauf conditions particulières convenues par écrit.
À défaut de disposition particulière, les parties appliquent le délai prévu par la réglementation belge relative aux transactions commerciales.
Sankofa Group SRL peut convenir de conditions particulières avec certains clients ; elles figurent alors dans le devis, la commande, le contrat Client ou la facture.
37. Retard de paiement
En cas de retard de paiement dans une transaction professionnelle, Sankofa Group SRL peut réclamer les intérêts et indemnités prévus par la législation belge relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales. Le taux légal évoluant, il n'est pas figé ici.
Sankofa Group SRL peut également suspendre raisonnablement les nouvelles commandes, les livraisons non exécutées, les avantages tarifaires et les facilités de paiement jusqu'à régularisation, sans affecter les obligations déjà exécutées.
38. Contestation d'une facture
Une contestation est communiquée rapidement, de préférence par écrit, avec le numéro de facture, le montant contesté et le motif précis.
La contestation d'une partie d'une facture n'empêche pas le paiement de la partie non contestée lorsqu'elle est clairement identifiable.
39. Réserve de propriété
Les marchandises restent la propriété de Sankofa Group SRL jusqu'au paiement intégral du prix correspondant, dans les limites permises par le droit applicable. Le Client préserve les produits concernés tant que cette réserve reste applicable.
40. Transfert des risques
Sauf accord particulier, le risque lié aux marchandises est transféré au Client lors de leur livraison effective à l'adresse convenue ou à la personne autorisée à les réceptionner. Cette règle reste distincte de la réserve de propriété.
41. Responsabilité
Sankofa Group SRL répond de ses obligations conformément au droit applicable.
Elle ne peut être tenue responsable d'un dommage résultant d'une utilisation contraire aux instructions, d'un mauvais stockage chez le Client, d'une modification du produit par un tiers, d'informations incorrectes fournies par le Client, ou d'un événement raisonnablement hors de son contrôle.
Aucune clause des présentes conditions ne peut exclure une responsabilité qui ne pourrait légalement être exclue.
42. Stockage chez le Client
Le Client respecte les conditions de conservation indiquées sur le produit ou communiquées par Sankofa Group SRL, afin de préserver la qualité, la fraîcheur, l'emballage et la sécurité alimentaire.
Une altération résultant d'un stockage manifestement inadéquat après livraison ne peut être imputée à Sankofa Group SRL.
43. Force majeure et circonstances exceptionnelles
Une partie peut être temporairement empêchée d'exécuter certaines obligations en raison d'un événement raisonnablement indépendant de sa volonté : catastrophe, incendie, blocage majeur de transport, décision publique, rupture logistique exceptionnelle, événement affectant fortement une récolte, panne générale importante.
La partie concernée informe l'autre dans un délai raisonnable. Les parties recherchent d'abord une solution permettant de poursuivre l'opération.
44. Données personnelles
Les données personnelles employées pour les comptes, commandes, livraisons, facturation et communications sont traitées conformément à la Politique de confidentialité, à l'adresse app.samcafe.be/confidentialite/
Les présentes conditions ne remplacent pas cette politique.
45. Communications électroniques
Le Client accepte que les communications opérationnelles soient transmises par Sankofa OS, par courriel, par SMS lorsque nécessaire, ou par tout autre canal convenu : commande confirmée, livraison prévue, livraison effectuée, facture disponible, problème nécessitant une action.
Ces communications opérationnelles sont distinctes des messages commerciaux facultatifs.
46. Documents électroniques
Les documents sont consultables dans l'espace Client lorsqu'ils y sont disponibles.
Un document finalisé conserve sa version. Une modification ultérieure de la fiche Client ne modifie pas rétroactivement un devis passé, une confirmation, un bon de livraison ou une facture déjà émise.
47. Propriété intellectuelle
Les éléments appartenant à Sankofa Group SRL — marques, logos, textes, photographies, design, données éditoriales, logiciels — ne peuvent être réutilisés en dehors de ce qui est nécessaire à la relation commerciale sans autorisation appropriée.
48. Suspension du compte
Sankofa Group SRL peut suspendre temporairement un compte professionnel en cas d'impayés importants, de fraude suspectée, d'utilisation abusive, d'accès non autorisé, de violation grave des conditions applicables ou de risque de sécurité.
Une suspension n'efface pas les obligations résultant des commandes déjà exécutées.
49. Modification des présentes conditions
Sankofa Group SRL peut mettre à jour les présentes conditions. La version applicable à une commande est celle en vigueur au moment de cette commande ; les versions précédentes sont conservées et restent consultables.
Les modifications futures ne modifient pas rétroactivement les conditions d'une commande déjà conclue, sauf accord ou obligation légale contraire.
Enregistrement de la version acceptée avec chaque commande : L'acceptation des présentes conditions est enregistrée par compte, lors de la première connexion suivant leur publication, avec sa date et sa version. Chaque commande passée ensuite s'entend sous la version alors acceptée, dont le Client conserve l'accès depuis son espace.
50. Conditions particulières
Un devis, un contrat, un tarif négocié ou un accord écrit peut prévoir des conditions particulières. En cas de contradiction, les conditions particulières expressément acceptées prévalent sur les présentes pour l'opération concernée.
51. Droit applicable
Les présentes conditions sont soumises au droit belge, sauf règle impérative contraire applicable à une opération particulière.
52. Litiges
Les parties recherchent prioritairement une solution amiable.
Juridiction compétente : à défaut d'accord amiable, tout litige relève des tribunaux de Namur, ceux du siège de Sankofa Group SRL, sous réserve des règles impératives de compétence.
53. Principe commercial Sankofa
Sankofa construit une relation commerciale fondée sur la transparence, la traçabilité, la qualité, une information claire, le respect des producteurs et partenaires, et le respect du Client.
La technologie employée par Sankofa OS a pour objet de faciliter cette relation, non de remplacer le dialogue lorsqu'une situation demande une intervention humaine.